Laporan Tahunan

Langkah-Langkah Membuat Laporan Tahunan Excel POLTEKKES KEMENKES RI

Langkah membuat laporan tahunan yaitu berisi beberapa sheet sekitar 20 sheet, yang mana pada sheet pertama berbama data berisi tabel tabel laporan, pada sheet ke-2 sampai sheet 19 berisilaporan  tabel, gtafik pertiap bulan, pada sheet akhir berupa kesimpulan dari awal bulan sampai akhir.

Berikut saya akan membuat langkah laporan tahunan.

1. Buka MS. Excel 2007
2. Buat Sheet
tambahkan sheet sebanyak 20 sheet dengan cara :

klik kanan pada sheet pertama, pilih insert, lalu klik word sheet, klik OK ; berikutnya, ganti nama setiap sheet sheet.

sheet pertama : Data, sheet 2-19 : bulan, Triwulan, semester, dan sheet 20 : tahun

Pada data, berisi judul,tahun, alamat,tabel laporan berisi bulan, target, pelapor dan pemimpin.

Pada setiap nama bulan, name box diganti dengan kependekan nama bulan, misal JAN, FEB, dll. Begitu juga dengan cell yang lain, name boxnya diganti. Supaya mempermudah menggunakan rumus atau mengkaitkan dengan sheet lain.
Langkah mengisi target, isikan data pada bulan januari(misal nama cellnya B10)  dan bulan desember(B25), untuk bulan lain dicari dengan menggunakan rumus =B10 +(B$25-B$10)/12, 12 adalah jumlah bulan.

3.laporan pertiap bulan
Judul : digunakan rumus, dengan mengambil kalimat dari data pada sheet pertama.
- jika ingin menambahkan kalimat dari data sheet sebelumnya, buat kata2 yang ditulis pada name box.
- jika ingin menambah kata yang baru, tambahkan “ “
contoh : =JUDUL&" PUSKESMAS "&PKM&" "&kab&" BULAN "&JAN&" THN "&tahun
Tabel : untuk menambahkan comment atau penjelasan dari cell yaitu : klik kanan pada cell, pilih insert comment, tulis lah penjelasannya.
Kesimpulan : berisi jumlah yang dimasukkan dengan menggunakan rumus countif.
contoh :
Catatan : Pada bulan januari ini jumlah posyandu yang perlu dibina D/Snya adalah 4 posyandu fan N/s sebanyak 2 posyandu
menggunakan rumus : ="Catatan:Pada bulan "&JAN&" ini jumlah posyandu yang perlu dibina D/Snya adalah "&COUNTIF(K7:K16,"Bina")&" posyandu dan N/S sebanyak "&COUNTIF(L7:L16,"Bina")&" posyandu"
Penutup : berisi alamat dan tanggal, nama yang membuat, pemimpin, tanggal

Grafik : blok data yang ingin dijadikan grafik pilih insert, klik chart, pilih pormat chart klik OK

untuk memudahkan pada pembuatan laporan pada bulan berikutnya, copy – pastekan dari bulan sebelumnya ke bulan berikutnya, kemudian ganti agar seseuai dengan nama bulan. Untuk mengganti grafik,  pada bulan itu, klik kanan pada grafik select data, setelah muncul data di bulan sebelumnya, klik lagi sheet bulan yang ingin dirubah, blok data yang diinginkan.

4. Rumus2 pada tabel

Ada beberapa rumus yang digunakan dalam format tabel, diantaranya :

a. untuk Jumlah data yang ada di tabel menggunakan rumus : =SUM(cell yang akan di sum)
b. Untuk merata-ratakan data yang ada di tabel dengan rumus : =AVERAGE(cell yang akan di rata-ratakan)
c. untuk kesimpulan banyak data yang diperlukan dengan rumus : =COUNTIF(cell yang bersangkutan)
5. menggunakan print preview.

pada page layout, klik sheet options, print preview, close print preview, sesuaikan data agar sesuai dengan print preview.
6. Mengunci datablok data yang tidak ingin di kunci. Lalu pada review, pilih protect sheet, masukkan password. Selesai.
Untuk lebih jelasnya anda bisa download disini contoh laporan tahunan.

anda juga bisa melihat tulisan ini di blog saya yang lain (klik)

Diposkan oleh Putri Meysa